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Rechtliche Informationen

Hinweise zum Einsatz von KI-Systemen

Transparenz über den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Deutscher Pflegebeistand GmbH. Auf dieser Seite erfahren Sie, wofür wir digitale Assistenzsysteme nutzen, welche Daten dabei verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben.

Ergänzend gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

1. Einleitung

Die Deutscher Pflegebeistand GmbH setzt in einzelnen Abläufen digitale Assistenzsysteme auf Basis künstlicher Intelligenz (KI) ein. Ziel ist es, organisatorische Prozesse zu unterstützen und Anfragen schneller zu strukturieren.

Mitarbeitende, die mit diesen Systemen arbeiten, werden im Umgang damit geschult — einschließlich der Grenzen und typischen Fehler von KI. Schulung und Teilnahme werden dokumentiert (Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung).

Wichtig:

  • KI-Systeme ersetzen keine persönliche Betreuung.
  • KI-Systeme treffen keine Entscheidungen über Leistungsansprüche.
  • Es findet keine rechtliche oder medizinische Bewertung durch KI statt.
  • Die letztliche Einschätzung und Bearbeitung erfolgt immer durch Mitarbeitende der Deutscher Pflegebeistand GmbH.

2. KI-Telefonassistentin „Sandra Zimmermann" – eingehende Anrufe

Unser digitaler Telefonassistent „Sandra Zimmermann" unterstützt bei:

  • allgemeinen Anfragen
  • Rückrufwünschen
  • Terminvereinbarungen
  • der strukturierten Aufnahme von Informationen

Zu Beginn des Telefonats wird darauf hingewiesen, dass Sie mit einem digitalen Assistenten sprechen. Sie können jederzeit darum bitten, zu einer natürlichen Person verbunden zu werden.

Die Assistentin nimmt eingehende Anrufe entgegen. Ausgehende Anrufe führt sie derzeit nicht durch; zurückgerufen werden Sie von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter. Sollte sich das ändern, stellt sich die Assistentin auch bei ausgehenden Anrufen zu Beginn als digitale Telefonassistenz vor (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung).

Datenschutz-Hinweis zum Telefonassistenten

  • Verarbeitet werden insbesondere: gesprochene Inhalte, Rufnummer, Zeitpunkt des Anrufs, technische Verbindungsdaten sowie ggf. gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Pflegegrad, Beratungsinhalte).
  • Die Verarbeitung dient ausschließlich organisatorischen Zwecken (Strukturierung von Anliegen, Rückruforganisation, Terminplanung).
  • Das Gespräch wird in Text umgewandelt. Die Mitschrift und eine kurze Zusammenfassung Ihres Anliegens speichern wir in unserer Anfrageverwaltung in Deutschland, damit eine Beraterin oder ein Berater Sie gut vorbereitet zurückrufen kann. Was dabei beim Telefondienstleister gespeichert wird, steht in der Datenschutzerklärung, Abschnitt 15d.
  • Technisch läuft die Telefonassistenz über Retell AI (USA) mit dem Sprachmodell Claude von Anthropic (USA); Rufnummern und Weiterleitung stellt Twilio (USA) bereit.
  • Technische Log- und Verbindungsdaten werden nur so lange vorgehalten, wie dies zur Sicherstellung des Betriebs und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
  • Die Nutzung des Telefonassistenten ersetzt keine persönliche Beratung. Entscheidungen über Leistungen oder Ansprüche werden nicht durch das System getroffen.

3. Automatisierte Datenerfassung / Formularassistenz

Bei ausgewählten Formularprozessen setzen wir KI-gestützte Systeme ein, um:

  • eingegebene Inhalte strukturiert aufzubereiten
  • Plausibilitätsprüfungen vorzubereiten
  • Vorschläge für das Vorausfüllen von Dokumenten zu erzeugen

Verarbeitet werden dabei insbesondere die Angaben, die Sie in den jeweiligen Formularen machen (z. B. Kontaktdaten, Angaben zur Pflegesituation, organisatorische Informationen).

Anfragen, die uns über das Rückruf-Formular, per E-Mail, Telefon oder Messenger erreichen, sortiert ein KI-Sprachmodell von OpenAI (USA) vor, zum Beispiel nach Thema und danach, ob es sich um Werbung handelt. So landet Ihre Anfrage schneller bei der richtigen Beraterin oder dem richtigen Berater.

Wichtig:

  • Die finale Prüfung, Bewertung und Erstellung von Unterlagen erfolgt immer durch Mitarbeitende der Deutscher Pflegebeistand GmbH.
  • Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
  • Es werden keine Profile mit rechtlicher Wirkung für Sie gebildet. Eine rein interne Vorstrukturierung von Anfragen (z. B. Themenzuordnung oder Dringlichkeit) dient ausschließlich der schnelleren Bearbeitung durch unsere Mitarbeitenden.

3b. KI-Assistenz in Chat-Diensten (WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram)

Wenn Sie uns über WhatsApp, den Facebook Messenger oder Instagram Direct kontaktieren, wird Ihre Nachricht zunächst von unserer KI-Assistenz „Sandra Zimmermann" entgegengenommen. Die Assistenz nimmt Ihr Anliegen strukturiert auf (z. B. Name, Rückrufnummer, Thema Ihrer Anfrage, ggf. Pflegegrad) und bereitet es für unsere Mitarbeitenden vor. Die Antworten der Assistenz erzeugt ein KI-Sprachmodell von OpenAI (USA); dafür wird der Inhalt Ihrer Nachrichten übermittelt. Die weitere Beratung und Bearbeitung erfolgt anschließend immer durch eine natürliche Person.

Sie kommunizieren in diesen Kanälen zu Beginn also mit einem KI-System. Sie können jederzeit darum bitten, direkt mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zu schreiben – die Unterhaltung wird dann übernommen.

Datenschutz-Hinweis zu den Chat-Diensten

  • Verarbeitet werden insbesondere: Nachrichteninhalte, Name, Telefonnummer, Zeitpunkt der Nachricht sowie ggf. freiwillig mitgeteilte gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Pflegegrad).
  • Die Übermittlung der Nachrichten erfolgt über die Plattformen von Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram – siehe Datenschutzerklärung). Die Verwaltung und Speicherung der Unterhaltungen erfolgt auf unseren eigenen Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH).
  • Die KI-Assistenz dient ausschließlich der strukturierten Aufnahme und Vorbereitung Ihres Anliegens. Entscheidungen über Leistungen oder Ansprüche werden nicht durch das System getroffen.
  • Soweit gesundheitsbezogene Angaben verarbeitet werden, erfolgt dies, weil sie für Ihre Pflegeberatung erforderlich sind, und nur durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG).

3c. KI-erzeugte Bilder, Filme und Stimmen auf dieser Website

Auf einzelnen Seiten stehen kurze Erklärfilme. Bild, Ton, Sprecherstimme und Musik dieser Filme sind vollständig mit KI erzeugt. Die gezeigten Personen sind keine realen Menschen, und die Szenen sind nachgestellte, typisierte Beispiele aus unserer Beratungspraxis — keine Aufnahmen echter Beratungsgespräche. Auch ein Teil der Illustrationen und Hintergrundbilder auf dieser Website ist mit KI erzeugt.

Woran Sie das erkennen:

  • Jeder KI-erzeugte Film trägt sichtbar die Kennzeichnung „KI-generiert“ — schon auf dem Standbild, also bevor Sie ihn starten.
  • Im Abspielfenster steht zusätzlich „Beispielhafte Darstellung · KI-generiert“.
  • Diese Kennzeichnung erfüllt Art. 50 Abs. 4 der KI-Verordnung, der seit dem 2. August 2026 gilt.
  • KI-erzeugte Bilder tragen den Hinweis „Symbolbild, KI-erzeugt“.

Was ausdrücklich echt ist

  • Fotos unserer Mitarbeitenden sind echte Aufnahmen.
  • Zitate und Portraits von Mitgliedern sind echt und werden nur mit deren ausdrücklicher Einwilligung gezeigt. Wir erfinden keine Stimmen von Mitgliedern.
  • Alle Zahlen, Fristen und Leistungsbeträge stammen aus den genannten Quellen, nicht aus einer KI-Schätzung.

3d. KI-Unterstützung bei Texten

Bei Ratgebern und Informationsseiten nutzen wir KI zur Recherche, zur Strukturierung und beim Formulieren. Veröffentlicht wird ein Text aber erst, wenn ein Mensch ihn geprüft und freigegeben hat.

Unsere Regeln dafür

  • Die redaktionelle Verantwortung trägt der Geschäftsführer (§ 18 MStV, siehe Impressum).
  • Rechtsstände, Beträge und Fristen werden gegen Primärquellen geprüft — Gesetzestext, Bundesgesundheitsministerium, GKV-Spitzenverband.
  • Jeder Ratgeber nennt am Ende seine Quellen und den Stand der Prüfung.
  • Kein KI-erzeugter Text geht ungeprüft an Kundinnen und Kunden.

Art. 50 Abs. 4 Satz 2 der KI-Verordnung sieht für KI-erzeugte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse eine Kennzeichnung vor. Diese Pflicht entfällt, wenn der Inhalt einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Genau das ist bei uns der Fall — deshalb tragen unsere Ratgeber keinen KI-Hinweis, wohl aber eine Quellen- und Standangabe.

4. Zweck der Verarbeitung

Die KI-gestützten Systeme werden ausschließlich zur Unterstützung organisatorischer Abläufe eingesetzt. Dazu zählen insbesondere:

  • strukturierte Aufnahme von Informationen
  • interne Kommunikations- und Rückrufabläufe
  • Vorbereitung von Formularen und Dokumenten
  • Beschleunigung administrativer Prozesse

Nicht Zweck der Verarbeitung ist:

  • eine inhaltliche oder rechtliche Bewertung von Pflegeansprüchen
  • medizinische oder rechtliche Beratung
  • eine automatisierte Entscheidung über Leistungsansprüche

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit KI-Systemen erfolgt – je nach Vorgang – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Einwilligung

z. B. wenn bestimmte optionale Funktionen nur auf Basis Ihrer Einwilligung genutzt werden.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen

soweit die Verarbeitung für die Vorbereitung oder Durchführung der mit Ihnen geschlossenen Verträge erforderlich ist (z. B. Organisation von Beratungsterminen).

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Berechtigtes Interesse

zur effizienten Organisation interner Abläufe, zur Entlastung der Mitarbeitenden und zur Sicherstellung einer erreichbaren Kontaktmöglichkeit, soweit Ihre Interessen dem nicht entgegenstehen.

Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO Ausdrückliche Einwilligung (Gesundheitsdaten)

z. B. für Angaben zum Pflegegrad, die Sie im Rückruf-Formular machen.

Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO Gesundheitsdaten in der Pflegeberatung

Im Übrigen verarbeiten wir Gesundheitsangaben (z. B. Pflegegrad, Beratungsinhalte) am Telefon und im Chat, soweit sie für Ihre Pflegeberatung erforderlich sind, und nur durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen (i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

6. Empfänger und Dienstleister

Für den technischen Betrieb der KI-Systeme setzen wir folgende Dienstleister ein:

  • Retell AI, Inc. (USA): Telefonassistenz
  • Anthropic PBC (USA): Sprachmodell Claude (Telefon, interne Entwürfe)
  • OpenAI, L.L.C. (USA): Sprachmodell für Chat-Antworten und Vorsortierung
  • Twilio Inc. (USA): Rufnummern, Weiterleitung, SMS
  • Meta Platforms Ireland Limited: Übermittlung von WhatsApp-, Messenger- und Instagram-Nachrichten
  • Hetzner Online GmbH (Deutschland): unsere Server, auf denen Anfragen und Unterhaltungen gespeichert werden
  • Soweit sie in unserem Auftrag tätig sind, verarbeiten diese Dienstleister Daten im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO.
  • Eine Verarbeitung in Staaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn die zusätzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln) erfüllt sind.

Konkrete Angaben zu einzelnen Dienstleistern finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten, die im Rahmen von KI-gestützten Systemen verarbeitet werden, speichern wir nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rein organisatorische Daten: so lange, wie wir sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens und für Folgekontakte benötigen
Mitschriften von Telefonaten: solange wir sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens und für Folgekontakte benötigen; eine feste Löschfrist ist derzeit nicht festgelegt. Auf Ihren Wunsch löschen wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Technische Logdaten: nur für den zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehleranalyse erforderlichen Zeitraum

Anschließend werden die Daten gelöscht oder datenschutzkonform anonymisiert.

8. Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Wenn Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen oder von einem Ihrer Rechte Gebrauch machen möchten, genügt eine formlose Mitteilung an die in der Datenschutzerklärung genannte Kontaktadresse.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

9. Verweis auf Datenschutzerklärung

Weitere Informationen, insbesondere zu Verantwortlichem, eingesetzten Dienstleistern und allgemeinen Verarbeitungsprozessen, finden Sie in unserer ausführlichen Datenschutzerklärung.

10. Zuständige Behörde und Beschwerdemöglichkeit

Die Transparenzpflichten der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) gelten seit dem 2. August 2026. Zuständige Marktüberwachungsbehörde und nationale Anlaufstelle in Deutschland ist seitdem die Bundesnetzagentur (KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz, in Kraft seit dem 29. Juli 2026).

Wenn Ihnen etwas auffällt:

  • Schreiben Sie uns zuerst an info@deutscherpflegebeistand.de — wir antworten und bessern nach, wenn ein Hinweis fehlt oder unklar ist.
  • Unabhängig davon können Sie sich an die Bundesnetzagentur wenden.
  • Geht es um Ihre personenbezogenen Daten, ist die Datenschutz-Aufsichtsbehörde zuständig; die Angaben dazu stehen in unserer Datenschutzerklärung.
KI-Transparenz DSGVO · EU AI Act Art. 50 · Stand: 13.10.2026